Uma das práticas mais utilizadas para a captação de subscritores aos boletins de publicidade, newsletter e envio de conteúdo promocional são as janelas emergentes (pop-ups ou caixas) onde se solicita introduzir um endereço de correio eletrónico.
Este tipo de práticas, sem informação sobre a política de privacidade nem caixa de aceitação, não cumprem a nova normativa RGPD, pelo que para se adaptar é necessário seguir um método similar aos formulários de contacto.
Recomenda-se introduzir:
- Campos necessários para a recolha de dados: muitas vezes é suficiente com o endereço de correio eletrónico.
- Para evitar que um robô preencha a nossa base de dados com endereços fictícios, algum elemento de discriminação
- Um correio de verificação onde se informe: “Bem-vindo/a ao nosso boletim informativo, para confirmar que realmente quer recebê-lo, confirme a subscrição no seguinte elo.................(elo de confirmação)”
- Indicar no corpo do correio o tratamento de dados:
Responsável de tratamento: Os seus dados serão tratados por HOTEL CARLOS I, S.A. com domicílio social em Calle Vigo s/n , 36960 - Sanxenxo (Pontevedra). Finalidade e legitimação: Os seus dados serão tratados para poder enviar comunicações (boletins de publicidade, newsletter e envio de conteúdo promocional), com base legal no consentimento expresso. Cessões: não serão cedidos a terceiros salvo obrigação legal. Prazo: Os seus dados serão tratados o tempo necessário para o cumprimento da finalidade que motivaram a sua recolha ou, em todo o caso, até serem cancelados em resposta ao exercício por parte do seu titular.
Direitos: Pode exercer os seus direitos de acesso, retificação, cancelamento e oposição ao tratamento dos seus dados através deste formulário de contacto ou dirigindo-se à seguinte direção de correio eletrónico: direccion@hotelcarlos.es
Informação adicional: Pode consultar a informação adicional e detalhada sobre Proteção de dados em https://www.hotelcarlos.es/clausula-rgpd (comunicações comerciais)
O elo para a política de privacidade é o que se conhece como segunda camada. Neste caso deve conter toda a informação ampliada e visível da política sem ter que aceder a outra camada adicional.
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1.3 DUPLA CONFIRMAÇÃO
Para garantir que o titular/proprietário/a do correio eletrónico é consciente da subscrição, tratamento ou registo do mesmo, pode implementar-se um sistema de dupla confirmação, através do qual, um sistema automatizado enviará um email ao endereço registado para que, desde o mesmo, se autorize o seu uso.
ANTIGOS CLIENTES E/OU UTILIZADORES/AS
Para poder enviar publicidade a clientes, deve obter-se um consentimento expresso e inequívoco, além de informar de forma clara e precisa do tratamento que se fará dos seus dados, incluindo a finalidade, legitimação, cessão de dados, prazo do tratamento e direitos.
Se já se possui a autorização expressa, é possível continuar a realizar o envio de publicidade, mas deve informar-se corretamente do tratamento. Para isso, existem várias opções:
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2.1 POR EMAIL
Enviar um correio eletrónico para que o cliente possa responder dando o seu consentimento ao envio de publicidade.
2.2 POR FORMULÁRIO WEB
Enviar um correio eletrónico informando do tratamento, com um elo para um formulário web onde possam confirmar os seus dados e aceitar expressamente o envio de publicidade através de uma caixa de verificação.
Pode consistir num formulário similar ao de contacto, somente com os dados identificativos necessários, onde autorizem o envio de publicidade.
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2.3 NOVA COMPRA/CONTATO/RELAÇÃO
Se o cliente volta a relacionar-se com o responsável (nova compra, orçamento, serviço, etc.), pode ser aproveitado o contacto para recolher o seu consentimento expresso ao envio de publicidade através da caixa de verificação correspondente.
